Управление  дебиторской задолженностью (ДЗ) в  компании (не кредитная организация) обладает рядом особенностей. Существует несколько вариантов организации  управления ДЗ в рамках компании. Наиболее трудоёмким, но при этом и наиболее эффективным вариантом для компании, является организация полного комплекса управления ДЗ в компании: взыскание задолженности, судебное преследование должников, оптимизация бизнес-процессов компании с целью минимизации возникновения задолженности в будущем. Для решения описанных задач компании потребуются компетентные сотрудники, которые смогут наладить эффективную работу в рамках коллекторского отдела компании. Основные компетенции всех сотрудников отдела описаны ниже.

     Перечень компетенций в области управления дебиторской задолженностью (ДЗ) для руководителя коллекторского отдела компании 

1. Организация коллекторского отдела компании «с нуля»
   1. Материально-техническое обеспечение
   2. Набор сотрудников для группы взыскания задолженности и группы анализа и управления задолженностью
   3. Разработка Регламентов деятельности групп
   4. Описание Бизнес-процесса «Коллекторский отдел в компании. Взыскание ДЗ. Анализ и оптимизация дебиторской задолженности»
   5. CRM сотрудника коллекторской группы. Постановка технических заданий для разработки программного обеспечения (для soft-collection)
2. Управление
   1. Развитие коллекторского отдела. Обучение сотрудников КГ (совершенствование знаний и методик работы)
   2. Взыскание ДЗ (soft-collection, досудебная переписка, подготовка документов для юридической службы)
   3. Документооборот (поиск, подготовка и хранение документов в письменном и электронном виде)
   4. Интеграция бизнес-процесса «КГ в компании. Взыскание ДЗ. Анализ и оптимизация дебиторской задолженности» в общие бизнес-процессы компании
   5. Анализ и оптимизация существующих бизнес-процессов в компании
   6. Работа с рекламациями Должников
   7. Развитие коллекторского отдела
3. Контроль
   1. Отчётность по результатам деятельности сотрудников коллекторского отдела. Автоматизация механизма контроля для «прозрачности» деятельности
   2. Отчётность по общей ситуации с ДЗ в компании. Подготовка и анализ ситуации в компании. Выработка рекомендаций по изменению ситуации в лучшую сторону.

     Однако  руководитель коллекторского отдела, какими бы знаниями он не обладал, не может справиться с решением всех вопросов в одиночку. Поэтому считаю необходимым также описать перечень компетенций сотрудников отдела, а именно двух групп (взыскания и анализа).  

     Перечень  компетенций сотрудника группы по взысканию  задолженности коллекторского отдела 

     Опыт  работы:

• с первичными бухгалтерскими документами
• с учётными и бухгалтерскими программами на уровне пользователя (печать документов, формирование отчетов, анализ взаиморасчетов, модуль CRM)
• организация документооборота (поиск, отправка, хранение)
• опыт ведения телефонных переговоров (умение требовать, умение слушать, отстаивать интересы компании).

     Обязанности:

• сверка данных о взаиморасчётах по клиенту (если в компании несколько систем учёта, например: бухгалтерский и управленческий)
• телефонные переговоры: информирование о наличии задолженности, сверка взаиморасчетов с клиентом, определение сроков и условий погашения задолженности, информирование о действиях компании в случае отсутствия платежа
• поиск, подготовка, подписание и отправка документов подтверждающих документов клиенту (по факсу, по e-mail, письмо-уведомление, письмо с вручением)
• подготовка ежемесячных отчетов по итогам проделанной работы.

     Личные  качества:

     Аккуратность, коммуникативность, исполнительность, вежливость, умение работать в команде, умение анализировать информацию, инициативность, нацеленность на результат. 

     Перечень  компетенций сотрудника группы по управлению задолженностью коллекторского отдела 

     Опыт  работы:

• составление различных финансовых отчётов
• анализ информации
• знание бизнес-процессов IT-компании и рынка IT-услуг
• постановка технического задания для разработчиков по написанию отчётов.

     Обязанности:

• составление и анализ финансовых отчётов компании с целью получения информации об общей ситуации в компании
• разработка рекомендаций по оптимизации дебиторской задолженности в компании, разработка регламентов для сотрудников отделов
• анализ бизнес-процессов компании в области работы с клиентами (организация продаж)
• анализ кредитной политики компании, контроль соблюдения
• постановка технических заданий для разработчиков по написанию отчётов для управления задолженностью и совершенствования «рабочего места аналитика»
• подготовка ежемесячных отчетов по итогам проделанной работы.

     Личные  качества:

     Аналитические способности, умение принимать решения, инициативность, ответственность, аккуратность, умение работать в команде, нацеленность на результат.