|
Продолжая цикл статей о коллекторском отделе в компании (предыдущая статья называлась «Анализ целесообразности работы с задолженностью своими силами»), необходимо рассмотреть один из основных вопросов – организационная структура коллекторского отдела. Как показывает мой личный опыт, для компании наиболее целесообразным является организация коллекторского отдела, в который будет входить 2 группы (взыскания и бизнес-анализа). В группах работают специалисты (каждый по своему направлению), координирует работу руководитель отдела. Он же в свою очередь напрямую контролируется руководителем финансового департамента и директором компании. Необходимость же назначения в группах внутренних руководителей, скорее более мотивационный шаг для работающих сотрудников, чем необходимость – конечно же всё зависит от размера коллекторского отдела и объёма работы с должниками компании.
Рассмотрим основные обязанности, выполняемые группами: 1. группа взыскания – ответственна за получение оплат с должников с помощью телефонных переговоров, переписки с клиентом (уведомительно-претензионная работа), проведение переговоров на этапе взыскания и переговоров на этапе подписания договоров о сотрудничестве.
Правильно выстроенная работа группы взыскания, а также компетентные специалисты в области взыскания задолженности могут обеспечивать высокий уровень получения оплат от должников (речь идёт о клиентах, которые всё-таки готовы договариваться о погашении задолженности в досудебном порядке). 2. группа бизнес-анализа – ответственна за анализ и оптимизацию бизнес-процессов в компании по работе с клиентами, предоставлению товарных кредитов и отсрочек платежа (кредитная политика), а также последующей работе с задолженностью и должниками. Основная задача группы работать на опережение: анализировать причины возникновения задолженности в компании и регламенты работы компании с клиентами на этапе до и после подписания договоров. Результатом работы группы должны стать разработанные и внедрённые новые (или скорректированные существующие) регламенты работы с клиентами, кредитной политикой и взысканием задолженности, если таковая всё-таки образовалась. Кроме того, группа в компании осуществляет и образовательную деятельность по повышению компетентности сотрудников в области работы с клиентами и кредитной политикой. Такое образование даёт возможность повысить финансовую грамотность сотрудников компании, повысить уровень знаний в области ведения переговоров с клиентами на стадии заключения соглашений (умение оценивать риски, умение отстаивать интересы компании на этапе подписания договоров, умение вести переговоры с должниками). Далее необходимо рассмотреть вопрос о формате коллекторского отдела в компании – определиться с его статусом: - временный отдел. Основная задача – быстрое решение вопросов с проблемной задолженностью без глубокого анализа ситуации и причин её возникновения (коллекторская деятельность на «время кризиса»)
- постоянный отдел (структурная единица в составе организации). Основная задача – управление задолженностью организации, коллекторская деятельность, анализ и оптимизация бизнес-процессов компании с целью предотвращения образования проблемной задолженности в будущем, обучение сотрудников, консалтинговые услуги для партнеров и клиентов компании.
О том, на что необходимо обращать внимание компании на самом начальном этапе работы с задолженностью: оценка портфеля задолженности, сегментирование клиентов и определение приоритетности «с кого начинать», будет описано в последующих статьях.
Бобко Алексей
Руководитель группы контроля взаиморасчётов
Финансового департамента ООО «1С-Рарус» |
Колонки экспертов 
